Schweizer Immobilien verwalten – Schritt für Schritt

Die empfohlene Reihenfolge, damit alle Tools sofort sinnvoll zusammenspielen. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.

Ein Mandant ist ein Kunde Ihrer Verwaltung — eine Firma, ein Ehepaar, eine Stockwerkeigentümergemeinschaft. Ihm gehören seine Liegenschaften, und er hat eine eigene Buchhaltung: eigener Kontenplan, eigene Bilanz, eigener Abschluss. Verwalten Sie nur Ihre eigene Immobilie, gibt es genau einen — Sie müssen sich damit gar nicht befassen.

Für die Wege, die man nicht jeden Tag geht, gibt es Assistenten. Sie fragen nur, was gerade gebraucht wird, und sagen bei jedem Schritt, wozu. Alle stehen links im Menü in der Gruppe Assistenten, die von sich aus offen ist.

Wer eigene Häuser verwaltet und keine Kunden hat, braucht das Wort «Mandant» nicht. Mit dem Kontotyp privater Eigentümer verschwindet es aus Menü und Eröffnung.

Jedes Ding wird gleich bedient — eine Wohnung so wie ein Konto oder ein Beleg. Wer das einmal kennt, kennt es überall.

Swiss Immo Tools dreht sich um deine Liegenschaften. Was du dort einmal erfasst, nutzen alle Tools automatisch weiter.

Beim ersten Login wählst du, ob du privat oder als Bewirtschaftung/Firma arbeitest. Das steuert u.a. das Liegenschaften-Limit.

Deine Firmen-/Absenderdaten. Sie werden überall vorbefüllt – z.B. als Zahlungsempfänger in der QR-Rechnung oder Absender auf Abrechnungen.

Eine Person wird einmal erfasst und danach mit Objekten verbunden — als Mieterin, Eigentümer, Verwaltung oder Handwerker. Diese Verbindung heisst Rolle, und an ihr hängen Daten, Abrechnung und Inkasso.

Lege deine Objekte an und erfasse die Einheiten. Diese Daten sind die Grundlage für Mieterspiegel, Abrechnungen und Reporting.

Verteilschlüssel legen fest, nach welchem Massstab Kosten auf die Einheiten verteilt werden (z.B. nach Fläche, Wertquote, Personen oder Verbrauch). Sie stehen in NK-, Heizkosten- und STWE-Abrechnung zur Auswahl.

Die Liegenschaftsbuchhaltung ist eine doppelte Buchhaltung mit Schweizer Kontenplan. Jede Buchung hat ein Soll- und ein Haben-Konto.

Eine Zahlung auf mehrere Konten aufteilen (z.B. eine Rechnung mit mehreren Positionen oder unterschiedlichen MwSt-Sätzen).

Foto oder PDF eines Belegs hochladen – die KI liest Betrag, Datum und Lieferant aus und schlägt die Buchung vor.

Sie führen einen Kunden schon in einer anderen Software? Der Kontoauszug daraus wird eingelesen: Konten, Buchungen, Eigentümer, Mieter und die Zahlungseingänge. Was Swiss-Immo selbst erzeugen kann, wird bewusst NICHT übernommen — sonst stünde es doppelt da.

Kontoauszug (CAMT/CSV) importieren – die KI ordnet jede Zeile dem passenden Konto zu.

Übersicht aller Mietverhältnisse einer Liegenschaft mit Netto-, Nebenkosten- und Bruttomiete.

Sollmieten je Mieter über das Jahr stellen, Zahlungseingänge erfassen und offene Posten verfolgen.

Erzeuge gültige Schweizer QR-Einzahlungsscheine mit deiner QR-IBAN.

Mietzins bei Referenzzinssatz-Änderung, Teuerung oder Index-/Staffelmiete rechtskonform anpassen.

Freie Objekte mit einem Klick als öffentliches Inserat publizieren – inkl. KI-Beschreibung in DE/FR/IT/EN. Bewerbungen kommen strukturiert zurück in die Personen-Kartei.

Betriebskosten einer Mietliegenschaft periodengerecht auf die Einheiten verteilen und Akonto-Salden abrechnen.

Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig verteilen: Grundkosten nach Fläche oder Volumen, Verbrauchskosten nach Messung.

Gemeinschaftskosten einer Stockwerkeigentümergemeinschaft nach Wertquote (oder anderem Schlüssel) verteilen, inkl. Erneuerungsfonds und Akontoraten.

Den Erneuerungsfonds einer STWEG planen und den Bestand je Eigentümer nach Wertquote führen.

Kennzahlen über alle Liegenschaften: Erträge, Aufwände, Cashflow, Budget-vs-Ist, Leerstand und offene Posten (Debitoren).

Die Detailseite einer Liegenschaft bündelt Einheiten, Kennzahlen, Dokumente und passende Tools an einem Ort.

Gib Eigentümern oder Mietern einen sicheren Lesezugriff auf ausgewählte Dokumente und Kennzahlen.

Von null zur einsatzbereiten Liegenschaft – einmal durchgespielt.

Auszug, Übergabe, Kaution und neuer Mietvertrag – ohne etwas zu vergessen.

Referenzzins, Teuerung, Kostensteigerung — eine Anpassung ist nur formrichtig gültig. Der Weg vom Grund bis zum neuen Soll.

Eine Wohnung wechselt mitten im Jahr den Besitzer. Kosten, Akonto-Raten und Steuerausweis teilen sich nach Tagen — die Plattform rechnet das, Sie tragen nur das Datum ein.

Vom Kostensammeln bis zur versandfertigen Abrechnung je Mieter.

Was jeden Monat gleich abläuft: Geld eingegangen, Belege verbucht, offene Posten angeschaut, Rechnungen bezahlt.

Offene Forderung erkennen, mahnen, Mahngebühr verbuchen, ggf. übergeben.

Von der freien Wohnung zum publizierten Inserat mit eingehenden Bewerbungen.

Gemeinschaftskosten abrechnen, Erneuerungsfonds führen, Versammlung vorbereiten.

Periode sauber abschliessen und den Überblick übers Portfolio holen.

Free, Starter, Privat, Profi und Business – mehr Objekte, mehr KI-Aktionen, längere Zeitmaschine, Team-Plätze.

Im Team-Abo arbeiten mehrere Personen im selben Konto – gemeinsame Liegenschaften, Dokumente und Buchhaltung.

Belege bleiben standardmässig 3 Jahre verfügbar. Mit dem Compliance-Pack 5 oder 10 Jahre (OR 958f-konform).

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft und Löschung (revDSG/DSGVO).