Gérer des biens immobiliers suisses – étape par étape

L'ordre recommandé pour que tous les outils s'articulent immédiatement de façon utile. Chaque étape s'appuie sur la précédente.

Un mandat est un client de votre gérance — une société, un couple, une communauté de copropriétaires. Ses immeubles lui appartiennent et il a une comptabilité propre : plan comptable, bilan et bouclement propres. Si vous ne gérez que votre propre bien, il n'y en a qu'un — vous n'avez pas à vous en occuper.

Pour les parcours qu’on ne fait pas tous les jours, il y a des assistants. Ils ne demandent que ce qui est nécessaire et expliquent à chaque étape pourquoi. Tous se trouvent à gauche dans le menu, dans le groupe Assistants, ouvert par défaut.

Qui gère ses propres immeubles sans clients n’a pas besoin du mot « mandat ». Avec le type de compte propriétaire privé, il disparaît du menu et de la création.

Chaque objet s'utilise de la même manière — un logement comme un compte ou un justificatif. Ce que vous apprenez une fois vaut partout.

Swiss Immo Tools s'organise autour de vos immeubles. Ce que vous y saisissez une fois, tous les outils le réutilisent automatiquement.

Lors de la première connexion, vous choisissez si vous travaillez à titre privé ou en tant que gérance/société. Cela détermine notamment la limite d'immeubles.

Vos données de société/d'expéditeur. Elles sont préremplies partout – p. ex. comme bénéficiaire dans la facture QR ou comme expéditeur sur les décomptes.

Une personne est saisie une fois, puis reliée à des objets — comme locataire, propriétaire, gérance ou artisan. Ce lien s'appelle un rôle ; il porte les dates, le décompte et l'encaissement.

Créez vos objets et saisissez les unités. Ces données sont la base du tableau des loyers, des décomptes et du reporting.

Les clés de répartition définissent selon quel critère les coûts sont répartis entre les unités (p. ex. par surface, quote-part, personnes ou consommation). Elles sont proposées dans les décomptes de charges, de chauffage et PPE.

La comptabilité immobilière est une comptabilité en partie double avec plan comptable suisse. Chaque écriture a un compte au débit et un compte au crédit.

Répartir un paiement sur plusieurs comptes (p. ex. une facture avec plusieurs positions ou des taux de TVA différents).

Téléchargez la photo ou le PDF d'un justificatif – l'IA lit le montant, la date et le fournisseur et propose l'écriture.

Vous gérez déjà un client dans un autre logiciel ? Son extrait de compte est repris : comptes, écritures, propriétaires, locataires et encaissements. Ce que Swiss-Immo peut produire lui-même n'est volontairement PAS repris — sinon tout figurerait en double.

Importez l'extrait de compte (CAMT/CSV) – l'IA attribue chaque ligne au compte approprié.

Aperçu de tous les baux d'un immeuble avec loyer net, charges et loyer brut.

Facturer les loyers dus par locataire sur l'année, enregistrer les paiements entrants et suivre les postes ouverts.

Générez des bulletins de versement QR suisses valides avec votre QR-IBAN.

Adapter le loyer de façon conforme lors d'un changement du taux de référence, d'un renchérissement ou d'un loyer indexé/échelonné.

Publiez les objets vacants en une annonce publique en un clic – description IA en DE/FR/IT/EN incluse. Les candidatures reviennent de façon structurée dans le fichier des personnes.

Répartir les frais d'exploitation d'un immeuble locatif sur les unités au prorata de la période et décompter les soldes d'acomptes.

Répartir les frais de chauffage et d'eau chaude selon la consommation : frais de base par surface ou volume, frais de consommation par relevé.

Répartir les charges communes d'une communauté de propriétaires par étages selon la quote-part (ou une autre clé), fonds de rénovation et acomptes inclus.

Planifier le fonds de rénovation d'une PPE et tenir l'état par propriétaire selon la quote-part.

Indicateurs sur tous les immeubles : revenus, charges, cash-flow, budget vs réel, vacance et postes ouverts (débiteurs).

La page de détail d'un immeuble regroupe unités, indicateurs, documents et outils adaptés en un seul endroit.

Donnez aux propriétaires ou locataires un accès en lecture sécurisé à des documents et indicateurs sélectionnés.

De zéro à un immeuble prêt à l'emploi – déroulé une fois.

Départ, état des lieux, garantie et nouveau bail – sans rien oublier.

Taux de référence, renchérissement, hausse des coûts — une adaptation n'est valable que dans la forme prescrite. Du motif au nouveau loyer dû.

Un appartement change de propriétaire en cours d’année. Charges, acomptes et attestation fiscale se répartissent au prorata des jours — la plateforme calcule, vous ne saisissez que la date.

De la collecte des coûts au décompte prêt à l'envoi par locataire.

Ce qui se répète chaque mois : l'argent reçu, les justificatifs comptabilisés, les postes ouverts revus, les factures payées.

Détecter la créance ouverte, relancer, comptabiliser les frais de rappel, transmettre si nécessaire.

De l'appartement vacant à l'annonce publiée avec candidatures entrantes.

Décompter les charges communes, tenir le fonds de rénovation, préparer l'assemblée.

Clôturer proprement la période et obtenir la vue d'ensemble du portefeuille.

Free, Starter, Privé, Pro et Business – plus d’objets, plus d’actions IA, machine à remonter le temps plus longue, places d’équipe.

Avec l'abonnement Équipe, plusieurs personnes travaillent dans le même compte – immeubles, documents et comptabilité partagés.

Les justificatifs restent disponibles 3 ans par défaut. Avec le pack Conformité, 5 ou 10 ans (conforme à l'art. 958f CO).

Vous avez à tout moment le droit d'accès et de suppression (nLPD/RGPD).