Eine Person wird einmal erfasst und danach mit Objekten verbunden — als Mieterin, Eigentümer, Verwaltung oder Handwerker. Diese Verbindung heisst Rolle, und an ihr hängen Daten, Abrechnung und Inkasso.

• •Einmal erfassen, mehrfach verwenden. Dieselbe Person kann in mehreren Liegenschaften und in mehreren Funktionen vorkommen. Die Kartei führt sie einmal; die Rollen zeigen, wo überall sie vorkommt.
• •Die Rolle trägt die Daten. Von wann bis wann jemand Mieterin einer Wohnung war, entscheidet über die Belegungstage in der Nebenkostenabrechnung und über das Soll im Inkasso. Deshalb gehört das Enddatum in die Rolle und nicht in eine Notiz.
• •Beenden statt löschen. Ein Mietverhältnis wird mit „beenden (Enddatum setzen)“ abgeschlossen und bleibt sichtbar — vergangene Abrechnungen greifen darauf zu. Wer es löschen könnte, könnte eine abgeschlossene Abrechnung nachträglich verändern.
• •Ein Vertipper ist kein Mietverhältnis. Wurde die falsche Person oder die falsche Wohnung erfasst, wählen Sie „irrtümlich erfasst (archivieren)“: der Eintrag verschwindet aus allen Auswertungen, bleibt aber sichtbar markiert und lässt sich zurückholen.